Proses Komunikasi Dalam Organisasi
Pendahuluan
Dalam
setiap organisasi yang diisi oleh sumber daya manusia, ada yang berperan
sebagai pemimpin, dan sebagian besar lainnya berperan sebagai anggota/karyawan.
Semua orang yang terlibat dalam organisasi tersebut akan melakukan komunikasi.
Tidak ada organisasi tanpa komunikasi, karena komunikasi merupakan bagian
integral dari organisasi. Komunikasi ibarat sistem yang menghubungkan antar
orang, antar bagian dalam organisasi, atau sebagai aliran yang mampu
membangkitkan kinerja orang-orang yang terlibat di dalam organisasi tersebut.
1.
Pengertian
dan Arti Penting Komunikasi
Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication
berasal dari kata latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang artinya
membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih.
Dalam definisinya secara khusus mengenai komunikasi itu sendiri menurut Hovland
adalah “proses mengubah perilaku orang lain”
Komunikasi
dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah penyampaian informasi antar anggota dalam suatu
organisasi dan agar tercapainya tujuan
tertentu. Sebuah interaksi yang bertujuan untuk menyatukan dan mensinkronkan seluruh aspek untuk kepentingan
bersama sangat dibutuhkan dalam sebuah
tujuan berorganisasi. Dengan kata lain, tanpa adanya sebuah interaksi yang baik niscaya sebuah organisasi tidak
akan mencapai tujuannya. Interaksi
disini adalah mutlak meliputi seluruh anggota organisasi yang dapat berupa
penyampaian-penyampaian informasi, instruksi tugas kerja atau mungkin
pembagian tugas kerja. Sebuah bentuk
organisasi pasti mengedepankan sebuah komunikasi agar tercipta hasil yang selaras. Biasanya proses
komunikasi dalam suatu organisasi meliputi
atasan dan bawahan dengan penyampaian yang terarah dari suatu atasan ke bawahannya yang semata-mata semua berorientasi
berdasarkan organisasi. Tujuan komunikasi
dalam sebuah organisasi sangat memberikan banyak manfaat secara langsung yaitu memudahkan para anggota bekerja
dari instruksi-instruksi yang diberikan
dari atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi dan memang sudah melekat pada suatu
organisasi. Apabila semua bawahan dan
atasan dapat berinteraksi dengan baik, maka seluruh kesalahpahaman yang beresiko mungkin akan berkurang, karena tiap manusia mempunyai cara penyampaian komunikasi yang
berbeda-beda secara verbal. Jay M.
Jackson (2009): An organization may be
considered a system of overlapping and interdependent
groups. These groups can be departments located on the same floor of a
building, or they can be divisions scattered over the face of the earth.
2.
Jenis
dan Proses Komunikasi
Adapun jenis- jenis komunikasi dalam organisasai antara lain :
a. Komunikasi formal vs informal
Komunikasi formal adalah komunikasi
yang mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi
informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada
herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud,
yaitu
- Pemuasan kebutuhan manusiawi,
- Perlawanan terhadap pengaruh yang
monoton dan membosankan,
- Keinginan untuk mempengaruhi
perilaku orang lain,
- Sumber informasi hubungan
pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi
adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak setuju. Desas-desus ini juga mempunyai
peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi
ke atas vs komunikasi
lateral
Komunikasi kebawah mengalir dari
peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir
darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah
sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.
c. Komunikasi satu arah dan dua arah
Komunikasi satu arah, pengirim
berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah
adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.
Bagaimanapun juga keefektifan
komunikasi organisasi dipengaruhi beberapa factor diantaranya :
1.
Saluran
komunikasi formal
2.
Sruktur
wewenang
Dalam organisasi dimana perbedaan
stasus dan kekuasaan akan mempengaruhi isi komunikasi.
1.
Spesialis
jabatan
Anggota organisasi yang sama akan
menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama dalam
berkomonikasi
Sedangkan
untuk proses komunikasi adalah proses
yang menggambarkan kegiatan komunikasi antar manusia yang bersifat interaktif,
relasional, dan transaksional dimana komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
melalui media tertentu dengan maksud dan tujuan tertentu. Sejalan dengan pendapat
Gibson (1994) proses komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator,
pesan, perantara, penerima, dan balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang pertama
yang mengajukan model proses komunikasi membuat formula sebagai berikut: Siapa,
mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa hasilnya. Sementara
Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari tujuh elemen yakni:
1) Sumber komunikasi 2) Pengkodean 3) Pesan 4) Saluran 5)
Pendekodean 6) Penerima, dan 7) Umpan balik. Untuk lebih jelasnya model Berlo
ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Dalam konteks organisasi, proses komunikasi
di atas yang digambarkan lewat model dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan
aktivitas yang menghubungkan antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi.
Komunikasi antar individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan harapan.
Harapan ini kemudian akan
menghasilkan peranan-peranan
tertentu yang harus diemban untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar
pimpinan dapat mempengaruhi dan memotivasi para pekerja/karyawan agar secara
bersama-sama mewujudkan tujuan organiasasi maka perlu dikembangkan sistem komunikasi
yang efektif. Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi
kerja dan kemudian akan memunculkan kepuasan kerja.
3.
Komunikasi
Efektif
Diantara semua masalah yang muncul,
disiplin komunikasi menerjemahkan gejala tersebut sebagai miscommunication (kekeliruan
dalam komunikasi) sehingga proses komunikasi tidak dapat berjalan sebagaimana
yang diinginkan. Dengan kata lain, tidak efektif atau terhambat.
Conor Hanaway dan Gabriel Hunt yang keduanya adalah pakar
dan konsultan manajemen pada beberapa organisasi profit besar di dunia mencatat
hambatan-hambatan komunikasi yang biasa terjadi dalam organisasi sebagai
berikut:
1. Bahasa
Jika Anda
menginginkan komunikasi yang sukses, pengirim pesan harus mempersiapkan pesan
dalam bahasa penerima pesan. Laporan ilmiah yang sangat teknis tidak akan
mempengaruhi kaum profesional dari bidang lain untuk melakukan tindakan.
2.
Kebisingan
Istilah “kebisingan” (noise) mengacu pada semua hal
yang mengganggu atau memperburuk komunikasi dalam organisasi. Misalnya, pesan
Anda mengalami “bentrok” dengan pesan lain yang sama-sama harus diperhatikan.
Jika si penerima mendapatkan banyak sekali memo setiap harinya, Anda harus
memikirkan cara lain untuk mengirimkan pesan Anda.
3. Terlalu
bertele-tele
Hindari
gaya militer yang berlapis-lapis. Gunakan sesedikit mungkin tahap dalam
komunikasi Anda. Pembuka adalah penting, namun hendaknya jangan sampai membuat
Anda menjadi lupa terhadap inti pesan yang ingin Anda sampaikan sehingga
penerima mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi pesan.
4. Kesulitan mendengar
Ada banyak
sekali kesulitan mendengar di pihak penerima. Tekanan kerja, masalah pribadi,
prioritas lain atau kelebihan komunikasi merupakan penyebab munculnya kesulitan
mendengarkan.
5. Ketidakpercayaan
Ada banyak
alasan mengapa pihak penerima tidak percaya dan bersikap sinis terhadap suatu
komunikasi. Sebagian rasa tidak percaya tersebut bisa jadi disebabkan oleh
pihak pengirim—misalnya, jika Anda menandai semua surat Anda, “penting”, atau
jika Anda tidak begitu terbuka dalam komunikasi sebelumnya.
6. Emosi
Emosi
mempengaruhi komunikasi dalam, setidaknya, dua cara. Pertama, situasi yang
sarat emosi dapat menyebabkan terjadinya banyak ebisingan yang menyebabkan
penyimpangan komunikasi. Kedua, cara paling efektif untuk membuat seseorang
melakukan tindakan adalah melalui emosi mereka.
7. Lingkaran umpan-balik
Tidak
adanya lingkaran umpan-balik membuat pihak pengirim tidak yakin bahwa pesan
telah sepenuhnya dimengerti
Berbagai
hambatan komunikasi di atas tentu saja menyadarkan kita agar komunikasi yang
dibangun—terlebih dalam konteks organisasi—hendaknya dilangsungkan secara
efektif. Secara praktis, komunikasi efektif dapat dipahami sebagai fenomena
terbalik dari gejala-gejala di atas tadi, yakni terciptanya sebuah interaksi
yang saling memahami maksud pesan dari masing-masing arah yang pada tujuan
akhirnya mampu mentransmisi dan mentransfer gagasan melalui peramuan pesan
sebaik mungkin.
4.
Implikasi
Manajerial
Menurut
kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi
sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat
ini adalah manajerial atau manajemen Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu
: 1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi,
perencanaan kerja dan formulasi kebijakan 2. implikasi kebijakan meliputi sifat
substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan. Midle Road artinya
kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan
hubungan manusiawi , dengan kata lain kinerja organisasi yang mencukupi
dimungkinkan melalui penyeimbangan kebutuhan untuk bekerja dengan memelihara
moral individu pada tingkat yang memuaskan. Implikasi Manajerial Kepemimpinan
dalam Organisasi Organisasi apapun yang berdiri, tentu akan menggunakan konsep
kepemimpinan karena ada unsur filosofi (pandangan), harapan/tujuan, tantangan,
dan sumber daya di dalamnya. Semua faktor itu harus diatur sehingga bisa mencapai
tujuan yang diharapkan. Dengan kata lain mesti ada konsep kepemimpinan dalam
organisasi. Pada tataran praktis-managerial, konsep kepemimpinan juga mesti
diterapkan sehinga dalam organisasi terkonsep rapi, bersinergis, dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Alo Liliweri. 2004. Wacana
Komunikasi Organisasi. Bandung: Mandar maju.
Dan B.Curtis – James J. Floyd –
Jerry L. Winsor. 1998. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Bandung: Rosdakarya.
Dydiet Hardjito.1995. Teori
Organisasi dan Tehnik Pengorganisasian. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Joseph A. DeVito. 1997. Komunikasi
Antar Manusia. Jakarta: Professional Books.
Miftah Thoha.1993. Perilaku
Organisasi. Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Rajawali Pers.
R.Wayne Pace & Don F. Faules.
1998. Komunikasi Organisasi(Terj). Bandung: Rosdakarya.
Redi Panuju. 2001. Komunikasi
Organisasi. Yokjakarta: Pustaka Pelajar.
Richard M.Streers.1985. Efektivitas
Organisasi. Jakarta: Erlangga.
S. Djuarsa Sendjaja. 1994. Teori
Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka.
Fatma
Wardy Lubis. 2008. Jurnal
Harmoni Sosial. Volume II. No. 2